Budgetverhandlung in der Pflege:
Bessere Ergebnisse mit externer Unterstützung.
Nur wer seine Zahlen genau kennt, argumentiert in Budgetverhandlungen souverän: Externe Berater können Pflegeanbietern dabei helfen, optimale Abschlüsse zu erzielen und Fehler zu vermeiden.
Ausufernde Kosten, seit Jahren unzureichende Budgeterhöhungen und folglich eine immer schwierigere wirtschaftliche Situation — alles andere als rosig war die Lage, mit der sich Klaus Schmidt, Geschäftsführer eines norddeutschen ambulanten Pflegedienstes konfrontiert sah. Klaus Schmidt, der seinen richtigen Namen hier nicht lesen möchte, kämpfte wie viele Pflege-Anbieter mit seinen rund 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit hohen Kostensteigerungen. Die zur Verfügung stehenden Mittel reichten bei Weitem nicht mehr aus. Erste Versuche, mit den Kostenträgern das Budget nachzuverhandeln, blieben erfolglos. „Die Gespräche waren überaus schwierig”, berichtet Schmidt. „Viele unserer Forderungen fanden in der Vergangenheit kein Gehör.”
Für Knut Ropte ist das eine durchaus typische Problematik. Der Geschäftsführer der egev Consultants, einer norddeutschen Beratungsgesellschaft, beobachtete in der Vergangenheit häufiger, dass in der Pflege-Branche die Kernkompetenzen oft in erster Linie im sozialen Bereich liegen. „Die Prozesse und Strukturen des friedlichen Miteinanders stehen häufig im Gegensatz zur bewussten Führung von Konflikten. In Streitsituationen mit Externen, wie beispielsweise Kostenträgern, fällt es dann häufig schwer, sich mit seinen Forderungen durchzusetzen.” In derartigen Verhandlungssituationen ist es entscheidend, dass der Antragsteller genau weiß, wie er wirtschaftlich aufgestellt ist und was sein Ziel in den Verhandlungen ist. „Wenn ich einen guten Abschluss erreichen will, muss ich umfassend vorbereitet sein”, unterstreicht Ropte. „Die Kostenträger finanzieren nur, was nachweisbar benötigt wird. Heißt im Umkehrschluss: Nur, wenn ich meine Zahlen kenne, alle Kosten und Aufwendungen analysiert und aufbereitet habe, gehe ich sicher in die Verhandlungen und kann meine Forderungen souverän und nachvollziehbar begründen.”
Externe Berater geben Sicherheit
Ropte empfiehlt deshalb die Begleitung durch einen externen Berater wie beispielsweise durch die egev. „Wir bringen Erfahrung aus verschiedenen Verhandlungen mit und wissen, was die Kostenträger in den Verhandlungen erwarten. So können wir Pflegeunternehmen dabei helfen, sämtliche Aspekte zu berücksichtigen und alles wie verlangt vorzubereiten und vorzulegen”, erläutert Ropte, der auch Schmidt und den norddeutschen Pflegedienst unterstützte. Gemeinsam trugen die beiden umfangreiche Nachweise über Kostenstrukturen und über die derzeitigen und künftigen Bedarfe zusammen. Die Zahlen wurden so aufbereitet, dass nachvollziehbar und im Zweifel klagesicher aufgezeigt werden konnte, für welche Positionen die Kosten gestiegen sind und wo man Steigerungen erwartet.
„Wir haben sämtliche Aufwendungen der vergangenen Geschäftsjahre detailliert aufgestellt, etwa für Personal und Unterhaltungskosten und darüber hinaus Jahresabschlüsse, Kontenstände sowie Personalnachweise sauber dokumentiert”, berichtet der egev-Geschäftsführer gemeinsam mit Schmidt. Für jeden einzelnen Posten wurde schlüssig und belastbar abgeschätzt, welche Kostensteigerungen erwartet werden und inwieweit das aktuelle Budget diese nicht mehr deckt.
Zu den Vorbereitungen gehörte auch eine Analyse der Wettbewerber. Denn die Forderungen gegenüber dem Kostenträger sollten nicht nur für den eigenen Pflegedienst realistisch sein, sondern auch in einem stimmigen Verhältnis zu den gängigen Preisen in der Region und zu vergleichbaren Einrichtungen stehen.
Verhandlung auf Augenhöhe
Dank dieser sachlichen Analyse und der Unterstützung bei der Aufbereitung sämtlicher Daten vermied der Pflegedienst schon im Vorfeld der Gespräche unzweckmäßige Angaben. Vor den Verhandlungen legten Schmidt und Ropte in einem intensiven Austausch ihre Gesprächsstrategie fest. „Herr Ropte und ich waren während der Verhandlungsgespräche ein gutes Team”, berichtet Schmidt. „Wie mussten und konnten gegenüber den Kostenträgern immer wieder neu argumentieren und erklommen dabei auch mehrere Hierarchiestufen auf der Gegenseite.“ Am Ende hatte das Duo Erfolg: Dank der gründlichen Vorbereitung konnten die Kostensteigerungen anschaulich und belastbar dargestellt und die vielen Einwände der Kostenträger entkräftigt werden. Im Vergleich zu früheren Verhandlungen habe es sich bewährt, einen Außenstehenden mit einem kühlen Kopf und objektivem Blick mit im Boot zu haben, der auch die nötige Hartnäckigkeit und die Bereitschaft vermittelte, den Klageweg zu beschreiten, resümiert Schmidt. „Wir waren sehr froh über die externe Unterstützung. Gemeinsam als Team konnten wir auf Augenhöhe und mit einem guten Ergebnis verhandeln. In der nächsten Runde werden wir wieder so vorgehen.”
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